CIMS Industrial

De situatie

CIMS is een volledig gelicenseerde Port Reception Facility met meer dan 25 jaar ervaring in complexe afvalverwerking voor de maritieme, offshore en olie- en gassector. Elke opdracht in de haven levert papierwerk op, en dat papierwerk komt van tientallen leveranciers tegelijk.

Inkoopfacturen kwamen binnen in de mailbox en werden met de hand naast de bijbehorende order gelegd: regel voor regel vergelijken op datum, prijs, omschrijving en opdrachtnummer. Traag werk, dat makkelijk misgaat en niets toevoegt.

Wat we bouwden

Een factuurverwerkingssysteem dat inkoopfacturen automatisch uit de mailbox haalt en met OCR en AI uitleest. Daarna koppelt het de factuurregels aan de bestaande orderregels, op basis van meerdere kenmerken tegelijk.

Het hart is een matchingalgoritme dat werkt met scores op datum, prijs, omschrijving, opdrachtnummer en andere verbanden. Wat zeker is, gaat automatisch door. Wat twijfelachtig is, komt in een overzicht waarin een medewerker het in één blik kan controleren, corrigeren en goedkeuren.

Vanuit dezelfde omgeving stromen goedgekeurde facturen door naar de boekhouding in Elvy, met een dashboard erbovenop dat laat zien wat er binnenkomt, wat blijft liggen en waarom.

Het lastige deel: matchen zonder blind te vertrouwen

Een factuur die automatisch verkeerd wordt gekoppeld is vervelender dan een factuur die blijft liggen. Daarom is het systeem gebouwd rond scores in plaats van rond een harde ja of nee: elke match krijgt een onderbouwing, en alleen boven een betrouwbaarheidsgrens loopt hij door zonder tussenkomst.

Het systeem leert van eerdere beslissingen, waardoor de voorstellen beter worden naarmate er meer verwerkt is. Het handmatige naslagwerk is daarmee flink teruggebracht, zonder dat iemand de controle uit handen geeft.