Centercom Buitenreclame

De situatie

Centercom verzorgt buitenreclame van creatie tot plaatsing: 33.597 reclameborden in 125 gemeenten. Elke campagne betekent artwork ontvangen en controleren, het juiste aantal posters laten drukken, verdelen over locaties en na plaatsing bewijs leveren.

Dat rekenwerk gebeurde grotendeels met de hand, verspreid over mailwisselingen en spreadsheets, terwijl één misrekening in het aantal posters direct doorwerkt in het drukwerk en de planning. Daarbovenop komt het verkeer met gemeenten, die hun eigen communicatie en onderhoudsafspraken hebben.

Wat we bouwden

Een ClientHub-portaal waarin klanten hun complete buitenreclamecampagne beheren: artwork uploaden, uitingen per campagne bijhouden en na plaatsing de bewijsfoto’s bekijken. Daarnaast een apart gemeenteportaal voor de communicatie met gemeenten over plaatsing en onderhoud.

Het hart van het systeem is de drukwerkcalculator. Die berekent op basis van locaties, wisselfrequentie en reservepercentage precies hoeveel posters er nodig zijn. Na goedkeuring gaat de opdracht via een API rechtstreeks naar de drukker, inclusief specificaties en afleveradressen.

De bestaande systemen blijven gewoon in gebruik: SugarCRM, Connect en PosterFlow zijn gekoppeld, zodat er geen tweede administratie ontstaat.

Het lastige deel: drukwerk dat in één keer goed moet zijn

Een bestand dat niet aan de specificaties voldoet, ontdek je normaal gesproken pas bij de drukker. Daarom controleert het systeem geüpload artwork automatisch op formaat, resolutie, kleurruimte en afloop, en laat het de klant visueel zien wat er niet klopt voordat er iets de deur uit gaat.

De calculatie was de tweede puzzel. Het aantal posters hangt af van het aantal locaties, de wisselfrequentie en de gewenste reserve. Die rekenregels zitten nu in het systeem in plaats van in iemands hoofd.